Excel-Dateien für KI vorbereiten
Wie du eine Excel-Datei vor der Weitergabe an ChatGPT, Claude oder andere KI-Systeme aufräumst — nicht nur beim Datenschutz.
Mehr als nur Datenschutz
Eine Excel-Datei „KI-tauglich" zu machen heißt nicht nur, sensible Daten zu entfernen. Oft hilft es genauso, die Datei vorher zu vereinfachen — damit die Antwort der KI genauer wird und weniger Rückfragen nötig sind.
Worauf es ankommt
- Unnötige Spalten entfernen — je weniger Rauschen in der Datei, desto präziser die Auswertung.
- Daten vereinfachen — verschachtelte Formeln oder Formatierungen bringen einer KI meist nichts, nur die Werte zählen.
- Personenbezogene Daten prüfen — Namen, Kontaktdaten, IDs: wird das für die eigentliche Frage überhaupt gebraucht?
- Sensible Werte pseudonymisieren, wenn ein Bezug zur Person später wiederhergestellt werden muss.
- Datei verständlich strukturieren — klare Spaltenüberschriften statt technischer Kürzel helfen jedem KI-System, die Datei richtig zu interpretieren.
So solltest du vorgehen
Ein sinnvoller Ablauf: zuerst prüfen, welche Spalten für die geplante Frage überhaupt relevant sind, dann alles Übrige streichen, danach die verbleibenden sensiblen Spalten pseudonymisieren oder maskieren, und erst zum Schluss die Datei exportieren.
Das kann das DEVSAAL-Tool aktuell
Das Browser Tool Daten anonymisieren übernimmt den Datenschutz-Teil davon: Es erkennt automatisch wahrscheinlich sensible Spalten, lässt dich pro Spalte zwischen Behalten, Entfernen, Pseudonymisieren, Maskieren und ein paar weiteren Modi wählen, und exportiert eine bereinigte Datei — lokal im Browser, ohne Upload. Das Entfernen einzelner Spalten deckt es damit ebenfalls ab. Die inhaltliche Vereinfachung und Strukturierung der Datei (Formeln, Formatierung, Spaltenbenennung) ist aktuell noch manuelle Vorarbeit in Excel selbst.